Ein Ablaufplan für die Hochzeit mit Fahrzeiten: ein Tag mit vier Stationen

Eine Zeitleiste setzt Blöcke untereinander und verbirgt die eine Zahl, die euren Tag brechen kann: den Abstand zwischen zwei Orten. Schreibt deshalb eine Route. Pro Station: wo sie ist, was dort passiert, wer verantwortlich ist, und wie viel Zeit die Fahrt zur nächsten Station kostet.

Diese letzte Zeile ist der Ablaufplan. Der Rest ist ein Programm.

Die Karte gibt euch die Fahrt von Tür zu Tür, für ein Auto, das jetzt losfährt. An eurem Hochzeitstag fährt kein einzelnes Auto los, und es ist nicht jetzt.

An fast jedem Tag gibt es nur ein paar Momente, die ihr nicht selbst bestimmt: das Zeitfenster, das euch das Standesamt gibt, die Stunde, zu der der Hoca oder der Pfarrer kann, und die Zeiten, zu denen der Saal öffnet und schließt. Alles dazwischen gehört euch.

Plant deshalb von zwei Seiten nach innen. Rückwärts von der härtesten Zeit des Tages — meist dem Zeitfenster im Standesamt, denn das ist ein Raum, den ihr auf die Minute mit dem Paar nach euch teilt. Und vorwärts von der Schließzeit des Saals, denn die steht im Vertrag.

Was in der Mitte übrig bleibt, ist der Spielraum, den ihr wirklich habt. Bleibt nichts übrig, wisst ihr das heute und nicht an jenem Morgen.

Ruft den Saal nicht an mit der Frage, was er braucht. Schickt ihm das hier, und fragt, was fehlt. Dieses Gespräch dauert fünf Minuten statt einer Dreiviertelstunde. Die ausführliche Fassung steht in Was eure Location eine Woche vorher von euch braucht.

Der Saal muss dafür kein Konto anlegen und nichts installieren. Jeder Betrieb eures Hochzeitsteams bekommt einen eigenen Link. Er öffnet nur die Feiern, an denen dieser Betrieb arbeitet, und darin die Momente, die ihr mit eurem Hochzeitsteam teilt: seine eigenen vollständig, den Rest des Tages als Zeit, Titel und Ort.

Was ihr mit diesem Betrieb vereinbart habt, steht auch darauf, Posten für Posten, mit dem, was bezahlt ist und was noch offen ist. Was nicht darauf steht: etwas von einem anderen Betrieb, und eure Gästeliste. Der Link des Saals zeigt außerdem, wie viele Menschen pro Feier zugesagt haben.

Mit einem Knopf sagt der Betrieb, dass er den Plan gelesen hat, mit einem zweiten, dass er zustimmt. Ändert sich der Plan danach, zeigt der Link, was sich verschoben hat.

Die Sitzordnung gehört auch auf die Liste für den Saal und steckt im Tagebuch: pro Feier ein Raum in Metern, die Tische darin und wer wo sitzt.

Ein Plan B ist kein Satz, der mit „falls es regnet“ beginnt. Es ist eine Zeile mit vier Dingen darin: woran ihr es erkennt, was ihr dann tut, wer es entscheidet, und bis wann es spätestens entschieden sein muss.

So sieht eine gute aus: „Regen nach 16.00 — Trauung drinnen, im Wintergarten. Entscheidung durch Ayla, spätestens 14.00.“ Vier Fakten, eine Zeile, und niemand muss an dem Tag darüber beraten.

Schreibt drei, nicht zehn. Wetter, bei einem Moment im Freien. Jemand aus eurem Hochzeitsteam, der nicht da ist. Und Verspätung, denn die passiert fast immer.

Für die letzte entscheidet ihr jetzt schon, welcher Block die Verspätung auffängt, und ihr benennt den Block. Meist sind das die Fotos. Das ist besser, als die Trauung zu kürzen, denn diesen Raum gebt ihr auf die Minute zurück.

Benennt auch eine Person, die „das lassen wir“ sagen darf, und das ist nicht die Braut und nicht der Bräutigam. Gebt dieser Person den ganzen Tag auf Papier, mit den Telefonnummern, und sagt dem Saal, wer es ist.

Der DJ braucht den Abend, die Fotografin das Tageslicht, der Fahrer nur die Adressen und die Zeiten. Alle arbeiten aus demselben Plan, aber niemand braucht den ganzen Plan.

Druckt ihn trotzdem einmal aus, auf Papier, für die Person, die den Tag bewacht. Am Tag selbst ist ein Telefon mit sieben Prozent Akku kein Ablaufplan.