Een draaiboek voor je bruiloft: voorbeeld van een dag met vier stops

Een tijdlijn zet blokken onder elkaar en verbergt het enige getal dat je dag kan breken: de afstand tussen twee plekken. Schrijf daarom een route. Per stop: waar het is, wat er gebeurt, wie er verantwoordelijk is, en hoeveel tijd de verplaatsing naar de volgende stop kost.

Die laatste regel is het draaiboek. De rest is een programma.

Zo ziet dat eruit voor een dag met gelin alma, foto’s, nikah en salon. De tijden zijn een voorbeeld; het gaat om de vorm: bij elke stop staat wie verantwoordelijk is, en hoe lang de weg naar de volgende duurt.

De kaart geeft je de rit van deur tot deur, voor één auto die nu vertrekt. Op je trouwdag vertrekt er geen auto, en is het niet nu.

Op bijna elke dag zijn er maar een paar momenten die je niet zelf bepaalt: het tijdvak dat de gemeente je geeft, het uur waarop de hoca kan, en de tijden waarop de zaal open- en dichtgaat. Alles daartussen is van jou.

Plan daarom van twee kanten naar binnen. Achteruit vanaf de hardste tijd van de dag — meestal het tijdvak op het gemeentehuis, want dat is een kamer die je op de minuut deelt met het paar na jou. En vanaf de tijd waarop de zaal jullie verwacht, want daar plant hij jullie binnenkomst op.

Wat er in het midden overblijft, is de ruimte die je echt hebt. Blijft er niets over, dan weet je dat vandaag en niet die ochtend.

Bel de zaal niet met de vraag wat ze nodig hebben. Stuur ze dit, en vraag wat er ontbreekt. Dat gesprek duurt vijf minuten in plaats van drie kwartier.

De zaal hoeft hier geen account voor te maken en niets te installeren. Elk bedrijf in je wedding team krijgt een eigen link. Die opent alleen de feesten waarop dat bedrijf werkt, en daarin de momenten die je met je wedding team deelt: zijn eigen momenten volledig, de rest van de dag als een tijd, een titel en een plek.

Wat je met dat bedrijf hebt afgesproken, staat er ook op, regel voor regel, met wat betaald is en wat nog betaald moet worden. Er staat niets op van andere bedrijven, en ook je gastenlijst niet. Een zaallink laat daarnaast zien hoeveel mensen er per feest ja hebben gezegd.

Met één knop laat het bedrijf weten dat het plan gelezen is, met een tweede dat het ermee akkoord gaat. Verandert het plan daarna, dan laat de link zien wat er sindsdien veranderd is.

De tafelschikking hoort ook op de lijst voor de zaal, en staat in het dagboek: per feest de ruimte in meters, de tafels erin en wie waar zit.

Een plan B is geen zin die begint met “als het regent”. Het is één regel met vier dingen erin: waaraan je het herkent, wat je dan doet, wie het beslist, en wanneer het uiterlijk besloten moet zijn.

Zo ziet een goede eruit: “Regen na 16.00 — ceremonie binnen in de serre. Besluit door Ayla, uiterlijk 14.00.” Vier feiten, één regel, en niemand hoeft er die dag over te vergaderen.

Schrijf er drie, geen tien. Weer, bij een moment buiten. Iemand van je wedding team die er niet is. En te laat lopen, want dat gebeurt bijna altijd.

Voor die laatste beslis je nu al welk blok de vertraging opvangt, en je noemt het blok. Meestal zijn dat de foto’s. Dat is beter dan de nikah inkorten, want die kamer geef je op de minuut terug.

Noem ook één persoon die “dit laten we vallen” mag zeggen, en dat is niet de bruid en niet de bruidegom. Geef die persoon de hele dag op papier, met de telefoonnummers, en vertel de zaal wie het is.

De DJ heeft de avond nodig, de fotograaf het daglicht, de chauffeur alleen de adressen en de tijden. Iedereen werkt uit hetzelfde plan, maar niemand heeft het hele plan nodig.

Print het toch één keer uit, op papier, voor de persoon die de dag bewaakt. Op de dag zelf is een telefoon met zeven procent batterij geen draaiboek.