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Was eure Hochzeitslocation eine Woche vorher von euch braucht — 9 Dinge

Die Hochzeitslocation wird nicht anrufen, um zu fragen. Eine Woche vorher bestellt die Küche, wird der Saal geplant und der Dienstplan geschrieben, aus dem, was ihr geschickt habt. Wenn das eine Chatnachricht aus dem Juni ist und eine Zahl, die eure Mutter im Juli genannt hat, dann kochen sie dafür. Die neun Dinge, die ihr schickt, als eine Seite, in der Form, die die Location wirklich verwenden kann.

Von , redakteurin · veröffentlicht · aktualisiert · 5 Min. Lesezeit

Ein Koch in einer Großküche, der Teller für ein großes Essen anrichtet, Reihen von Tellern vor ihm.
Die Küche kocht für die Zahl, die ihr geschickt habt, am Tag, an dem ihr sie geschickt habt. Foto: Rene Terp · Pexels

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Warum eine Seite, und warum eine Woche

Eine Location arbeitet rückwärts von euren Zahlen. Die Küche bestellt am Montag für Samstag; der Saalleiter zeichnet den Raum am Dienstag; der Dienstplan wird am Mittwoch geschrieben. Alles davon kommt aus dem, was ihr geschickt habt, und wenn das eine Chatnachricht aus dem Juni war und eine Zahl, die eure Mutter im Juli erwähnt hat, dann kochen sie dafür.

Diese Liste ist aus den Fragen gebaut, die eine Location in der letzten Woche wirklich stellt — denen, die als Anruf um neun Uhr abends kommen, wenn ihr sie nicht vorher beantwortet habt. Schickt sie als eine Seite pro Feier, eine Woche vorher, und endet mit einer Zeile: Was fehlt? Dieses Gespräch dauert fünf Minuten statt einer Dreiviertelstunde.

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Die neun Dinge

  • 1. Die Gästezahl, und das Datum, an dem sie festgestanden hat — Pro Feier, in Menschen, nicht in Haushalten. Sagt, an welchem Datum die Zahl geschlossen wurde und dass sie endgültig ist. Dieses Datum ist auch der letzte Tag eures eigenen Nachfassens: Wer bis dahin nicht geantwortet hatte, zählt so, wie er steht. Das Tagebuch zählt Rückmeldungen pro Feier, in Menschen, und das ist die Zahl, die die Küche will.
  • 2. Zwei Ankunftszeiten, nicht eine — Wann das Paar ankommt, und wann die Gäste ankommen. Die Location plant ihre Tür nach der ersten und ihr Personal nach der zweiten. Bei einem türkischen Düğün kommt das Paar oft nach den Gästen; bei einem nigerianischen Empfang zieht das Paar als Letztes ein, zu Musik. Sagt, welche.
  • 3. Die Momente, in denen die Location selbst handeln muss — Der Einzug, der erste Tanz, die Torte, die Takı (der Moment, in dem Gold und Geld ans Paar gesteckt werden), das Licht, das heruntergeht, die Musik, die leiser wird. Gebt jedem eine Uhrzeit, auch eine, die sich noch verschiebt, und sagt, wer ihn auslöst.
  • 4. Wer das Mikrofon hält, und wer es übergibt — Ein Name. Ohne diesen Namen steht mitten im Abend ein Onkel mit einem Mikrofon, das ihm niemand gegeben hat.
  • 5. Euer Hochzeitsteam, mit Namen, Nummern und Anlieferzeiten — Die Fotografin, der DJ, der Videograf, die Torte, die Blumen. Wer wann anliefern darf, und wer schon drinnen sein darf, bevor die Türen aufgehen. Der Ablaufplan druckt der Location ein eigenes Blatt mit genau dem: alle, die an dem Tag arbeiten, mit Name, Gewerk und Ankunftszeit — die Telefonnummern tragt ihr selbst ein.
  • 6. Diäten als Zahlen — „Sechs vegetarisch, zwei ohne Gluten, alles halal.“ Die Küche braucht keine Namensliste, und eine Namensliste ist genau das, was sie euch anrufen lässt.
  • 7. Kinder und Hochstühle, als zwei Zahlen — Nicht jedes Kind braucht einen Hochstuhl, und nicht jeder Hochstuhl steht schon da. Zwei Zahlen, pro Feier.
  • 8. Was ihr selbst mitbringt, und wer es annimmt — Die Torte, die Blumen, die Schachtel mit Süßem, das Tablett für das Henna. Jemand muss dafür unterschreiben, und dieser jemand seid nicht ihr — ihr zieht euch an.
  • 9. Das Ende, und wer den Saal räumt — Auch, wer die geliehenen Dinge abholt, und wann. Das ist fast immer der nächste Morgen, und fast nie vereinbart.
Ein Hochzeitsgedeck mit gefalteter Serviette, Besteck und einer handgeschriebenen Namenskarte auf einem Teller.
Namen sind für die Tische. Die Location selbst arbeitet mit Zahlen. Foto: merwak. raw · Pexels

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Das zehnte Ding, wenn ihr es habt

Wenn ihr den Raum gezeichnet habt — welche Tische wo, wie viele an jedem — will die Location das auch, als Tische mit Personenzahlen. Die Namen sind eure; der Boden ist ihrer. Mit der Vollversion des Tagebuchs druckt ihr die Sitzordnung für das Büro der Location und die Serviceleitung am Tag; auf dem Ausdruck steht der Versionscode des Plans, damit die Location weiß, welchen Plan sie in der Hand hält.

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Schickt es einmal, dann haltet es aktuell

Eine Seite von vor einer Woche ist eine Seite, der die Location traut. Eine Seite, die sich seitdem zweimal am Telefon geändert hat, nicht. Wenn ihr den Plan an einem Ort haltet, gebt der Location den Link zu diesem Ort statt einer Kopie: Der eigene Link der Location im Tagebuch zeigt die Feiern, an denen sie arbeitet, die Zeiten und wie viele pro Feier zugesagt haben, und — sobald die Location bestätigt hat, dass sie ihn gelesen hat — was sich seitdem verschoben hat; keine Gästenamen und kein anderes Geld als das, was ihr mit der Location selbst vereinbart habt. Wenn sich am Dienstag etwas verschiebt, liest die Location am Samstag die Version vom Dienstag.

Häufig gefragt

Wann schicken wir der Location die endgültigen Zahlen?
An dem Datum, das die Location bei der Buchung genannt hat — meist eine Woche bis zehn Tage vorher, schriftlich, pro Feier. Schickt die Zahl und das Datum, an dem sie festgestanden hat, damit die Location weiß, dass sie endgültig ist und keine Schätzung.
Braucht die Location die Gästeliste?
Nein. Die Location braucht Zahlen: wie viele Menschen, wie viele Kinder, wie viele Hochstühle, wie viele vegetarisch, wie viele ohne Gluten. Namen sind für die Tische und die Tischkarten, nicht für die Küche.
Was, wenn sich die Zahlen nach dem Stichtag ändern?
Sagt es der Location noch am selben Tag, schriftlich, und rechnet damit, für die bestätigte Zahl zu zahlen. Die meisten Säle können ein paar Menschen mehr setzen; wenige erstatten ein paar weniger.
Wen soll die Location am Tag selbst anrufen?
Eine Person, die nicht Braut oder Bräutigam ist, mit dem Plan und den Telefonnummern des Teams. Nennt der Location diesen Namen eine Woche vorher, und gebt dieser Person den ganzen Tag auf Papier.

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